Facturation et comptabilité du psychomotricien : passer (enfin) au zéro papier

Les psychomotriciens en libéral ne sont pas conventionnés. Pas de feuille de soins, pas de SCOR, pas de télétransmission Sésam-Vitale. À la place : des factures à émettre directement aux familles, des devis pour la MDPH, des justificatifs à transmettre aux mutuelles, et un livre des recettes à tenir scrupuleusement. Le passage au numérique simplifie tout — à condition d'utiliser un outil pensé pour votre profession.

Pourquoi votre facturation est différente du conventionné

La majorité des logiciels de gestion de cabinet sont conçus pour les médecins, kinés et infirmiers conventionnés. Leur architecture tourne autour de la feuille de soins électronique, du tiers-payant et de la lecture de carte Vitale. Vous, psychomotricien, n'avez besoin d'aucun de ces dispositifs. À l'inverse, vous avez des besoins très spécifiques : éditer un devis prévisionnel pour un dossier MDPH, justifier une prise en charge mutuelle, et garder une trace fiscale impeccable de tous vos encaissements directs.

Résultat : la plupart des outils du marché sont inadaptés — soit trop chargés (vous payez pour des fonctionnalités Sécu inutiles), soit insuffisants (pas de devis MDPH propre, pas de gestion de la franchise de TVA). D'où le réflexe historique : tableur Excel + modèle Word.

La facture conforme — ce qui est non négociable

Une facture de psychomotricien doit comporter, sans exception : votre identité (nom, prénom, adresse du cabinet), votre numéro SIRET, votre numéro ADELI, la date d'émission, le numéro de facture (séquentiel, unique, ininterrompu), l'identité du patient ou du responsable légal, la nature de l'acte (séance de psychomotricité, bilan psychomoteur), le tarif unitaire et le total HT.

S'ajoute la mention obligatoire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise (cas le plus fréquent), les conditions de paiement, et — détail souvent oublié — les pénalités en cas de retard pour les factures à entreprises (CMP, écoles privées, MDPH dans certaines régions).

Le devis MDPH — un format à part

Le devis MDPH n'est pas une facture : c'est un engagement prévisionnel. Il indique un nombre de séances envisagées (souvent 30 à 50 sur l'année), le tarif unitaire, et le montant total — c'est ce total que la MDPH compare au plafond de PCH ou d'AEEH-complément attribué à la famille. Soignez la dénomination des actes (séance individuelle de rééducation psychomotrice, bilan initial, bilan d'évolution) : la MDPH lit ces libellés.

À chaque séance réalisée, vous facturez normalement, et vous tenez à part le compteur de séances "consommées" sur le devis MDPH. À l'épuisement du devis, soit la prise en charge MDPH est renouvelée, soit elle s'arrête — et la conversation avec la famille se prépare.

Le suivi des impayés — la trésorerie qui tue

En libéral non conventionné, vous êtes payé à la séance, en direct. C'est un avantage — pas de tiers payant, pas d'attente Sécu — sauf quand le paiement traîne. Un chèque non encaissé, un virement oublié, une famille qui repart en disant "je vous fais ça la semaine prochaine" : ces petites créances cumulées peuvent représenter trois à cinq mille euros à la fin de l'année.

La règle d'or : encaissez à la séance par défaut (CB, espèces, chèque), tolérez le différé uniquement pour des familles bien identifiées, et automatisez les relances. Une relance polie à J+15, une relance ferme à J+30, une mise en demeure à J+45 — c'est tout ce que demande la procédure standard pour préserver vos droits.

Le livre des recettes et les exports comptables

Obligation légale : tenir un livre des recettes chronologique, sans rature, avec date, identité du payeur, montant et mode d'encaissement. C'était autrefois un cahier — c'est aujourd'hui un fichier numérique horodaté, conservé pendant dix ans. Votre logiciel doit pouvoir générer ce livre en un export PDF ou Excel, prêt à être transmis au comptable.

Si vous adhérez à une AGA (recommandé en déclaration contrôlée), demandez à votre logiciel un export FEC (Fichier des Écritures Comptables) ou un export compatible avec votre comptable. Plus vos exports sont propres, moins votre comptable vous facture d'heures de retraitement.

Ce que change un module pensé pour la psychomotricité

Un bon module de facturation pour psychomotricien fait trois choses simples mais essentielles : il génère factures et devis MDPH conformes en deux clics, il suit les encaissements et relance les impayés à votre place, et il produit un livre des recettes propre, exportable directement à la comptable. Vous gagnez environ deux à trois heures par semaine, et vous éliminez à peu près 100 % des erreurs de saisie.